Логистика

28 января 2026

194

Как грузоперевозчикам перейти на работу с электронной транспортной накладной

С 1 сентября 2026 года всем участникам рынка грузоперевозок придется работать по договорам поставки с электронными транспортными накладными (ЭТрН).

Разобрались, как правильно подготовиться к новым правилам и не получить штраф, вместе с руководителем электронного документооборота компании «Технология движения» Ингой Даровой.

Автор

Инга Дарова

руководитель электронного документооборота ТК «Технология Движения»

Что такое электронная транспортная накладная

По сути — аналог бумажной транспортной накладной в электронном виде. В этом документе указываются те же данные, что и в бумажной, только процесс оформления проходит онлайн.

Для работы с ЭТрН понадобится внедрение электронного документооборота (ЭДО). Для подписи используют усиленную квалифицированную подпись, так что документ обладает такой же юридической силой, как и бумажный вариант.

Транспортная накладная нужна для трех основных вещей:

Подтверждение договора. ЭТрН показывает, что перевозчик и грузоотправитель договорились о перевозке.
Фиксация деталей. В документе записано, что и куда везут, кто отправитель и перевозчик.
Проведение расчетов. По накладной отправитель и перевозчик рассчитываются за работу.

ЭтРН используют:

Для бухгалтерии и налогов.
При любой проверке.
Чтобы решить спор, если он возникнет.

Форму накладной и то, что в ней обязательно нужно указывать, утверждают государственные нормативные акты. Если накладной нет или в ней есть ошибки, при проверке у контролирующих органов обязательно возникнут вопросы и претензии.

Почему нужно осваивать ЭтРН уже сегодня

Закон устанавливает переход на работу с электронной транспортной накладной для всех участников рынка грузоперевозок с 1 сентября 2026 года. Вот какие этапы ожидают перевозчиков на пути к этому моменту.

С 1 марта по 30 апреля 2026 года:

Экспедиторы регистрируются в обязательном реестре «ГосЛог». С 1 марта это можно сделать через Госуслуги.

«ГосЛог» (НЦТЛП) — государственная цифровая платформа для транспорта и логистики в России. По сути, это единое цифровое пространство, в котором взаимодействуют все, кто связан с грузоперевозками: грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и государственные органы. В настоящий момент платформа проходит этап тестирования и внедрения.

С 1 сентября 2026 года:

Экспедиторы начинают использовать новые электронные документы: экспедиторскую расписку и поручение экспедитору.
Все участники перевозок формируют транспортные накладные только в электронном виде и подписывают их УКЭП или УНЭП «Госключ».

Мы уже начали работу с электронными транспортными накладными. Есть несколько крупных заказчиков, которые полностью перешли на ЭДО, в том числе с использованием ЭТрН.

Могу сказать, что главное преимущество для ТК — сокращение сроков оплаты. Заказчики часто используют отсрочку платежа в 45 дней и этот срок начинается только после принятия всех закрывающих документов.

Представьте, водитель уехал из Москвы в Новосибирск с грузом, подписал бумаги. Затем взял еще груз и поехал обратно и только через дней 5 привез документы в офис. Бухгалтерия приняла накладные, УПД, и выставила счет на оплату. От подписания до выставления счета могла пройти неделя.

Сейчас документы закрывают сразу и сроки самой оплаты сократились до 15 дней. А в планах заказчиков — переход на мгновенную оплату.

Как электронная транспортная накладная меняет процесс грузоперевозок

Для работы с электронными транспортными накладными (ЭТрН) вам потребуется оператор электронного документооборота (ЭДО). Важно, чтобы этот оператор был согласован Минтрансом и ФНС.

Через ЭДО вы будете создавать, подписывать и обмениваться накладными. Все данные автоматически передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Отправлять что-либо туда вручную не потребуется.

Как происходит сейчас	Как будет с ЭТрН
Вы заполняете бумажную накладную от руки и распечатываете.	Создаете электронную транспортную накладную (ЭТрН) в системе ЭДО.
Экспедитор готовит и подписывает бумажную экспедиторскую расписку и поручение.	Экспедитор создает и подписывает эти документы в электронном виде через ЭДО.
Водитель везет бумажный документ получателю, чтобы получить подпись на месте.	Все участники перевозки подписывают ЭТрН удаленно, используя электронную подпись в ЭДО.
После доставки водитель возвращает подписанные бумажные экземпляры в офис.	Данные автоматически передаются между всеми участниками через оператора ЭДО и сразу видны в системе.
Бухгалтер получает и проверят бумаги, проводит оплату и отправляет документы в архив.	ЭТрН хранится в цифровом архиве оператора ЭДО. Вы можете в любой момент найти документ, оплатить счет или выгрузить копию.

Как перейти на работу с электронной транспортной накладной

Для работы с ЭТрН нужно изменить рабочие процессы компании и согласовать часть изменений с контрагентами.

Шаг 1. Оцените текущий процесс

Разберитесь, как в вашей компании сейчас работают с транспортными накладными. Поймите, кто их заполняет, кто подписывает и где хранятся оригиналы. Обратите внимание на проблемы: например, частые ошибки в документах или медленную передачу бумаг между отделами.

Шаг 2. Выберите оператора ЭПД

Вам нужно выбрать оператора электронных перевозочных документов из официального списка Минтранса. Именно он будет передавать ваши накладные в государственную систему ГИС ЭПД. Сегодня в реестре 11 операторов:

АО «Калуга Астрал».
АО «ПФ «СКБ Контур».
ООО «Эдивеб».
ООО «Такском».
ООО «СберКорус».
ООО «Компания «Тензор».
ООО «Эвотор ОФД».
АО «Инфотекс Интернет Траст».
ООО «ФораПром».
ООО «Айтиком».
ООО «ОПЕРАТОР-ЦРПТ».

Шаг 3. Оформите электронные подписи (ЭП)

Они понадобятся всем, кто участвует в перевозке:

Отправителю, перевозчику, получателю — нужна квалифицированная (УКЭП) или неквалифицированная (УНЭП) подпись «Госключ».
Водителям — подойдёт УНЭП «Госключ» или простая электронная подпись (ПЭП).
Физическим лицам, которые получают груз — достаточно простой электронной подписи (ПЭП).

На оформление подписи уйдет от 1 до 3 дней, в зависимости от типа. Простую подпись (логин и пароль для личного кабинета) можно получить за несколько минут. Квалифицированную подпись (КЭП) оформляют в аккредитованных удостоверяющих центрах или ФНС, это займет до трех дней.

Шаг 4. Обучите команду

Изучите инструкции и материалы, которые предоставляет ваш оператор ЭПД. Не стесняйтесь задавать вопросы в службу поддержки — это поможет сотрудникам быстрее освоить работу с электронными накладными.

Мы готовим инструкции, как работать с электронными транспортными накладными, для водителей и других сотрудников — обычно в формате видеороликов. Инструкции по переходу можно взять и у операторов ЭДО.

Большинство сотрудников спокойно воспринимает нововведения. Тут больше зависит от возраста: более молодые спокойно и с радостью переходят на электронный формат. Старшее поколение сталкивается с некоторыми сложностями, но так было и тогда, когда появились смартфоны.

Шаг 5. Проведите тестовые перевозки

Создайте несколько пробных электронных накладных для разных маршрутов. Убедитесь, что документы создаются, подписываются и попадают в систему ГИС ЭПД без ошибок. Оператор и государственная система укажут на неправильно заполненные места, если такие будут — но на исправление отводится ограниченное время. Чтобы не сорвать реальные перевозки, лучше найти и устранить все проблемы на пробных рейсах.

Шаг 6. Согласуйте новые правила с партнерами

Убедитесь, что все ваши контрагенты (отправители, перевозчики, получатели) тоже готовы работать с электронными документами. Уточните, подключились ли они к оператору ЭПД, есть ли у них необходимые электронные подписи. При оформлении накладной проверьте, подтягиваются ли данные контрагента автоматически — это верный признак, что он уже в системе.

Некоторые партнеры еще работают только с бумажными документами. Но лишь потому, что закон пока это позволяет. Как только правила вступят в силу, все начнут массово переходить на ЭДО.

Санкции, если не перейти на ЭТрН

Новые правила скоро станут обязательными: с 1 сентября 2026 года все перевозки по договорам поставки должны сопровождаться электронными транспортными накладными (ЭТрН). Если не соблюдать это требование, вас ждут серьезные последствия.

Основные риски:

Перевозка без ЭТрН станет незаконной

Машина с бумажной накладной приравнивается к транспорту без документов. ГИБДД может снять водителя с рейса во время проверки. Позже ФНС выпишет штраф за нарушение:
- Для ИП — от 3 000 до 10 000 рублей.
- Для организаций — от 100 000 до 1 000 000 рублей.
Вы не сможете работать с незарегистрированными экспедиторами

Если ваш экспедитор не внесён в реестр «ГосЛог», он теряет право легально оформлять перевозки. Работать с ним станет нельзя — за это тоже предусмотрен штраф.
Возникнут сложности с партнерами

Если ваш контрагент не подключится к электронному документообороту, он не сможет участвовать в оформлении ЭТрН. А без обмена данными совместная работа фактически остановится.

Плюсы и минусы работы с электронным транспортными накладными

Плюсы

Минусы

Быстрый обмен документами. Водитель приезжает с грузом, делает отметку в приложении и закрывающие документы готовы. Не надо ждать, когда машина вернется на базу.

Отсутствие бумажных архивов. Все документы хранятся в электронном виде, не нужно создавать объемные архивы в офисе.

Скорость расчетов. Контрагенты быстрее проводят оплату, так как все документы отправляются в момент доставки груза.

Необходимость техники. Для работы с ЭтРН нужны компьютеры, смартфоны, планшеты, чтобы установить ПО для всех участников перевозки.

Нужно обучение сотрудников. Нужно потратить время, чтобы научить водителей, экспедиторов и других сотрудников проводить операции в системах ЭДО.

Полноценное внедрение ЭДО. Для работы с электронными транспортными накладными нужно переходить на полноценный электронный документооборот, то есть настраивать все рабочие сервисы под этот формат. Например, бухгалтерские программы.

Честно говоря, я вижу только один существенный минус в работе с ЭТрН.

Сейчас в России во многих местах проблемы с интернетом. И если его нет, водитель не сможет использовать приложение для подписи и отправки электронной транспортной накладной.

В остальном технические моменты довольны просты и не требуют каких-то специальных знаний. В той же 1С уже есть модули для работы с ЭТрН.

Главное для грузоперевозчиков

ЭТрН станет обязательной с 1 сентября 2026 года. Все перевозки по договорам поставки нужно будет оформлять через электронные накладные. Работа с бумажными документами после этой даты будет приравнена к их отсутствию.
К переходу нужно готовиться заранее. Основные шаги — выбрать оператора ЭПД из списка Минтранса, оформить электронные подписи для всех участников перевозки и обучить сотрудников работе в новой системе.
Несоблюдение правил грозит штрафами. Риски включают снятие водителя с рейса инспекцией ГИБДД и штрафы от ФНС: для ИП — до 10 000 рублей, для юрлиц — до 1 000 000 рублей.
Переход дает бизнесу реальные преимущества. Главные плюсы — ускорение документооборота, сокращение сроков оплаты от контрагентов и избавление от бумажных архивов.

Обсуждение закрыто.

Вход

Регистрация